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智慧办公

智慧办公

2018年07月29日

——打造集团化管控模式让企业变得高效


建设目标

1、提高工作效率,建设集团化的信息管理平台;

2、打造集团管控模式,实现集团对下属院校、企业的业务管控;

3、实现集团本部及下属院校、企业的日常行政审批;

4、实现在任何时间、任何地点、对任何事物的移动化管理。


业务支撑

1、统一部署、集团化应用的管理模式:满足集团本部及下属院校、企业的个性化应用,同时打通各单位间的业务沟通渠道;

2、重点业务集团管控:实现招标采购等重点业务下属院校、企业提出申请,集团本部审批的信息化管理模式;

3、公文电子化流转:实现从集团发起《文件签署同意单》,进行审核、盖章、套红等操作到子公司收文、拟办、督办的整个过程管理;

4、知识共享:打造集团与院校、企业间统一的知识共享平台;

5、移动审批、企业微信:打破时空束缚,实现随时随地移动办公,构造了灵活、方便、移动、快捷的工作方式。


应用功能

1、集团管理模式的组织架构

集团力在打造包括集团本部、15所院校、8家企业在内的信息化管理平台,在此平台上实现上述单位内部的个性化应用,同时又能将单位间的业务打通,实现集团对各单位信息化的统一管理。

基于集团体系化的组织模型构架,设计了包含上述单位在内的部门、人员组织机构树;定义了包含总经理、采购负责岗、信息化负责岗等集团基准岗信息及跨单位兼职的业务应用;基于基准岗的引用,实现了集团、院校、企业岗位的统一管理和审批流程的统一设计。

2、权责清晰的项目管理

项目管理采用集团管控模式,各单位通过《立项审批单》上报项目信息,审批通过后进入项目的招标采购环节,并提交《招标采购审批单》。

根据集团和各单位的授权信息进行流程分支设置,做到权责清晰,实现流程自动流转、审批信息电子化存档,进而提高了工作效率。


3、集团管控的人事管理

集团本部对各单位人事采取强管控模式,各单位通过填写《拟聘人员审批表》、《人员转正考核表》 、《员工内部调动审批表》、《工资申报表》、《劳动合同续签表》等审批表,通过预制好的审批流程,实现集团对各单位人事信息的审批,保证集团能随时掌握下属单位的人员状况。

4、全员应用、单位个性化应用平台

集团本部及下属单位全员应用,全部实现无纸化办公,每天平均在线人数500人左右。

各单位在此平台上搭建业务信息,打造个性化的信息管理内容,包括单位组织信息、业务审批信息、文化建设信息等。


5、多级公文管理应用

集团发起《文件签署同意单》,并经过多级审批,签发后,系统自动进行套红、盖章的操作。

集团审批完毕后下发到各单位,各单位进行收文登记并进行拟办、督办的操作。实现了从发文到收文的一体化应用。

6、统一的知识共享平台

实现立项、招标采购、人事审批信息的自动归档,根据设置好的权限,相关人员可对文档进行查看,下载等操作;

集团本部将规章制度等文档借阅给各单位查看,同时各单位也可将文档共享给集团本部相关人员。

7、移动办公、企业微信

实现系统消息及时推送,可以随时随地查看和处理公文、会议、文件、协同、新闻、公告等事务和信息。

     

创造价值

1、 实现了集团对下属企业和院校统一的信息化管理,打通了集团与各单位间的信息沟通渠道。

2、 实现了全集团的无纸化办公,提高了办公效率,保证了事项随时申请、审批、不误事。

3、 做到审批内容不丢失,事项有据可查,达到权责清晰的目的。

4、 多种沟通方式,方便了单位间的业务交流,提高了沟通效率。

——打造综合管理平台支撑科研事业发展

建设目标

1、打造研究院综合管理平台,满足科研事业快速发展的要求;

2、实现研究院无纸化办公和移动办公,在整体上提高工作效率;

3、搭建业务平台以满足对供应商、库存、项目及实验室的管理;

4、以OA办公系统为门户,实现系统单点登录;


业务支撑

1、构建研究院科研事业的综合管理平台:包括办公自动化、采购及供应商管理、库存管理、质量管理、科研项目管理和实验室管理;

2、日常办公业务在OA中实现:应用日常行政流程的审批、会议安排与通知、文件的电子化存档及通知公告的发布,提高办公效率;

3、定向开发项目管理与实验室管理系统:整合NC中供应物料管理,加强对于项目的事前计划事中管控事后分析汇总,实现实验室设备与安全进行管理;

4、通过NC系统使物料管理更有全局性更加透明:注重物料质量管理与成本核算,加强供应商管理准入与评估;

5、在OA系统中应用单点登录功能:实现OA事件发起与NC单据的集成,提高系统整体性与易用性。


应用功能

1、以OA系统为门户的综合管理平台

   将研究院全体人员纳入OA管理平台中,在此平台上实现了会议室申请、费用报销审批、通知公告等日常行政办公事项;同时结合研究院科研管理特色,在NC系统中搭建了包含采购、供应商、项目、实验室、安全管理等业务在内的应用内容;根据OA系统易用性的特点,将NC系统中业务审批内容推送到OA中,实现了以OA系统为门户,能够及时高效的处理科研管理业务相关信息的目的。

2、办公室、行政类、财务类审批事项形成电子化流转,将制度落地

   将研究院日常办公中的审批事项,比如公文审批、办公用品申领、请假申请、费用报销等内容搭建在OA系统中,达到无纸化办公的目的,同时将研究院制度有效落地。

3、供应链业务的一体化、规范化、自动化管理

    1)建立供应商档案管理,实现供应商的准入、认证、履约评估、等级管理、异常和事故管理;

2)实现以采购订单为核心,对采购过程中的申请、订单、到货、检验、入库的各个环节及状态进行跟踪管理;

3)实现库存的出入库管理、在库管理、成本的管理;

4)实现包括报检、取样、检验、质检结果反馈、紧急放行、不合格品处理等过程管理,实现企业对原材料采购、在库品进行质量检验,满足质量部门、人员对质量监控的要求。

4、定制开发的科研项目和实验室管理

    1)实现项目立项管理,包含立项过程、论证过程、任务书管理;

2)实现项目考核管理,通过考核模块,对项目进行评分,并自动形成项目考核成绩;

3)实现项目过程管理,记录项目执行过程的相关事项:事项记录、变更管理、付款记录;

4)实现项目验收管理,完成项目验收相关事宜;

5)实现实验室设备管理,设备验收管理、设备领用/归还管理、设备定期维护/保养记录管理、核查结果、设备查询管理、设备的预约功能、仪器的损坏预警、使用时长的预警等;

6)实现试剂物料的出入、使用管理,所有由行政管理部出库的实际和物料均进行实验室入库登记,并在使用过程中进行系统记录。

5、打通日常办公审批与项目管理的功能壁垒

OA系统中《合同审批单》、《仪器设备维修保修单》等业务单据中的相关信息来源于项目管理系统和实验室管理系统,将多套系统有机结合在一起,实现数据联动,进一步提高了工作效率。

6、业务审批的移动应用

   实现了公文审批、合同审批、费用报销审批等信息在移动端设备的离线推送,达到了即使系统不在线,也能及时接收到消息的目的,保证了研究院业务快速高效的处理。


创造价值

1、实现了研究院内部以项目管理、实验室管理为核心,贯穿了OA协同办公系统与NC系统的一体化平台需求,大大提升了研究院整体信息化水平,为科研事业的发展打下了良好的基础;

2、所有业务均在系统中流转,实现了无纸化办公的目的,节约了办公成本;

3、解决时空束缚,使办公更加快捷方便,大大提升了管理效率。